Dove stanno i dati dei nostri clienti?
ADEMPIA non centralizza gli archivi: per ogni documento salva nome, tipo, versione e il percorso o URI locale indicato dall'utente. Il contenuto dei documenti resta sui dispositivi del cliente e il server non lo riceve, con una sola eccezione dichiarata: la cartella che il cliente dedica al proprio studio legale.
I dati di configurazione — registro dei trattamenti, scadenze, rubrica delle controparti — stanno su un database PostgreSQL gestito.
Un solo punto della piattaforma riceve file: la cartella che il cliente dedica al proprio studio legale. Lì il contenuto è conservato in forma cifrata (AES-256-GCM con chiave dedicata), visibile al cliente e allo studio collegato, e non esiste nessun'altra copia dei documenti lato server.
- Resta sul dispositivo del cliente: il file, il suo contenuto e le versioni successive, per tutti i documenti fuori dalla cartella per lo studio legale.
- Arriva al server: il nome del documento, il tipo, la versione e il percorso locale che hai indicato.
- Arriva al server solo dalla cartella per lo studio legale: il file che il cliente carica lì, conservato cifrato e scaricabile solo come allegato.
Chi può vedere i dati?
Solo gli utenti dell'azienda che hanno un ruolo: amministratore, editor o sola lettura. Chi non ha un ruolo attivo su quell'azienda non vede nulla.
Ogni richiesta al database è filtrata per azienda: l'isolamento multi-tenant è verificato dai test automatici, non affidato alla buona memoria di chi scrive il codice.
La sessione è server-side, con cookie HttpOnly e SameSite e scadenza di 8 ore; il token è salvato solo come hash, quindi chi legge il database non trova un token riutilizzabile.
Le operazioni sensibili finiscono nel registro attività (audit).
Come sono protette le password?
Le password sono conservate solo come hash scrypt con salt casuale: mai in chiaro e mai recuperabili. Una password dimenticata si reimposta, non si legge.
La verifica in due passi TOTP a 6 cifre, con tolleranza di ±30 secondi per l'orologio del telefono, è attivabile su ogni account: al momento dell'accesso si aggiunge alla password.
Tutte le mutazioni sono protette dal controllo dell'origine (CSRF): una pagina esterna non può far eseguire operazioni all'utente già autenticato.
L'AI di Veritas Guard vede i nostri documenti?
No. Il parere generativo usa solo i dati strutturati dell'analisi che l'utente ha già davanti — indice di igiene, priorità di intervento — mai nomi di persone, documenti o elenchi completi.
Ogni parere costa una chiamata al provider e parte solo quando l'utente preme il pulsante: una chiamata per clic, nessun invio in background.
Il prompt e la risposta non vengono salvati: del passaggio resta una riga di registro attività senza contenuti.
Le bozze documentali seguono una strada ancora più semplice: sono generate in locale nel browser e il loro testo non viene mai salvato sul server.
Cosa registrate delle nostre attività?
Il registro attività registra chi ha fatto cosa: accessi, modifiche al registro dei trattamenti, ai documenti, agli utenti e agli eventi di sicurezza.
Non registra password né il contenuto dei documenti. Serve a ricostruire un passaggio quando serve, non a leggere il lavoro dello studio.
Avete misure ex art. 32?
Sì. Queste sono le misure tecniche in uso oggi, descritte per come funzionano e non per come suonano:
- Pseudonimizzazione — le password esistono solo come hash scrypt con salt casuale, i token di sessione solo come hash.
- Confidenzialità — verifica in due passi TOTP, sessioni server-side con cookie HttpOnly e SameSite, controllo dell'origine su ogni mutazione.
- Integrità — registro attività delle operazioni sensibili, con chi, cosa e quando.
- Disponibilità — i dati di configurazione stanno su un database PostgreSQL gestito e l'infrastruttura è del provider, che ne garantisce la ridondanza: nessun server acceso in ufficio da cui dipendono i dati.
Siete responsabili del trattamento?
Sì. Per i dati che tratta per conto del cliente — registro dei trattamenti, scadenze, rubrica — ADEMPIA agisce come responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, mentre il cliente resta titolare.
Ogni attivazione prevede la sottoscrizione dell'accordo ex art. 28 prima dell'accesso ai moduli che trattano dati del cliente: è un passaggio obbligato, non un documento facoltativo da firmare dopo.
Il trattamento dei dati di chi visita il sito e di chi usa la piattaforma è descritto nell'informativa privacy.
Che cosa fa Veritas Guard AI, funzione per funzione — indice di igiene, priorità, classificazione degli incidenti, parere generativo e ripulizia dei documenti — con i limiti dichiarati accanto a ciascuna: pagina Veritas Guard AI.
Documento collegato: informativa privacy — il trattamento dei dati di chi visita il sito e di chi usa la piattaforma, con le basi giuridiche e i diritti dell'interessato.