Condizioni d'uso del servizio ADEMPIA

Art. 1 — Parti e documenti contrattuali

1.1 Fornitore: [RAGIONE SOCIALE ADEMPIA], [FORMA GIURIDICA], con sede legale in Strada del Lionetto 27, 10146 Torino, P.IVA/C.F. MNETGS86C02A564Z, PEC studio.meini@pec.it, rappresentata da Tages Meini, titolare (di seguito «ADEMPIA» o il «Fornitore»).

1.2 Cliente: l'azienda o lo studio professionale che accetta le presenti Condizioni tramite il proprio amministratore aziendale, il quale dichiara nome, carica e base del potere di rappresentanza. La ragione sociale, la partita IVA e la sede del Cliente sono quelle dell'anagrafica dell'account.

1.3 Documenti contrattuali, in ordine di prevalenza in caso di conflitto: (a) le presenti Condizioni d'uso; (b) l'Accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 28 GDPR, che prevale sulle Condizioni per tutto ciò che riguarda il trattamento dei dati personali (artt. 28.3 e 28.7 GDPR); (c) l'elenco dei sub-responsabili e le misure tecniche e organizzative allegati all'Accordo; (d) il listino pubblicato alla pagina /prezzi alla data dell'ordine.

1.4 I testi accettati sono pubblicati nelle pagine /termini e /accordo-art28, nella versione indicata nell'atto di accettazione. Una nuova versione dei testi richiede una nuova accettazione.

Art. 2 — Oggetto del servizio

2.1 ADEMPIA eroga in modalità SaaS, accessibile via browser, il servizio di organizzazione degli adempimenti documentali e di conformità (il «Servizio»): scadenziario degli adempimenti, registro dei trattamenti, archivio dei contratti ex art. 28, gestione di utenti e ruoli, registro delle operazioni, registro delle violazioni dei dati personali, funzione «Documento ripulito, pronto per l'AI», funzione «Veritas Guard AI» e backup dei dati.

2.2 Documenti del Cliente. Il Servizio non acquisisce, non copia e non conserva il contenuto dei documenti che il Cliente tiene nelle proprie cartelle: registra soltanto il percorso o l'URI e i metadati, e apre i file sul dispositivo dell'utente. Eccezione dichiarata: i file che il Cliente carica volontariamente nella cartella per lo studio legale vengono conservati, cifrati con AES-256-GCM; per essi ADEMPIA opera come responsabile ai sensi dell'Accordo. La chiave di cifratura è custodita sul server di ADEMPIA ed è una sola per l'intera installazione: serve i file di tutte le aziende clienti e non può essere consegnata a un singolo Cliente, perché consegnarla a lui significherebbe consegnargli la chiave dei documenti di tutti gli altri. ADEMPIA è quindi tecnicamente in grado di decifrare questi file e lo dichiara espressamente. Alla cessazione, e in ogni momento su richiesta, il contenuto della cartella è consegnato in chiaro, senza oneri e senza consegna di chiavi (art. 10.5 dell'Accordo).

2.3 Documento ripulito. La ripulizia avviene nel browser dell'utente: il documento non viene inviato ai server di ADEMPIA e nessuna mappa di sostituzione è conservata. La funzione non garantisce l'assenza di dati personali nel documento: i nomi propri e i luoghi non sono coperti in questa fase, i falsi negativi esistono e il documento resta un dato personale. La revisione manuale è un passaggio obbligatorio imposto dal Servizio.

2.4 Veritas Guard AI. Produce informazioni di supporto (indice di igiene, priorità, lacune per modulo, classificazione degli incidenti) e non adotta decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR. Il parere su richiesta è generato da un modello linguistico di terze parti: al fornitore del modello arrivano i soli dati strutturati dell'analisi — conteggi, stati e priorità — e mai il contenuto di un documento. Il parere non è consulenza legale.

Art. 3 — Accettazione, forma e prova

3.1 Il Servizio si attiva con l'accettazione delle presenti Condizioni, con l'approvazione specifica delle clausole elencate all'art. 16 e con l'accettazione dell'Accordo sul trattamento dei dati personali. L'Accordo è condizione di attivazione su qualunque piano.

3.2 L'accettazione avviene in forma elettronica (art. 28.9 GDPR; artt. 20-21 del Codice dell'amministrazione digitale) mediante tre dichiarazioni distinte e non preselezionate, più la dichiarazione di aver preso visione dell'informativa privacy. L'informativa non è oggetto di consenso: è un obbligo di informazione ai sensi dell'art. 13 GDPR, e il consenso al trattamento non è condizione per la fornitura del Servizio (art. 7.4 GDPR).

3.3 Accetta solo l'amministratore aziendale dell'account, che dichiara nome, carica e base del proprio potere di rappresentanza: legale rappresentanza, carica sociale oppure procura, con il numero della procura.

3.4 Di ogni accettazione ADEMPIA conserva, in modo non modificabile per la durata del contratto e per i dodici mesi successivi, documento, versione, impronta SHA-256 del testo, data e ora in UTC, indirizzo IP, identificativo del browser, ruolo dichiarato e potere dichiarato. Queste righe sono la prova richiesta dall'art. 28.9 GDPR e dagli artt. 1341-1342 del codice civile.

3.5 Una nuova versione dei testi richiede una nuova accettazione: l'azienda resta bloccata finché l'amministratore non accetta la versione corrente. Restano comunque attivi l'esportazione dell'archivio .adempia e la consultazione dei dati in sola lettura.

Art. 4 — Piani, prezzi e fatturazione

4.1 Piani e prezzi come da listino vigente, importi IVA esclusa: Essentials 100 €/mese, un utente; Professional 200 €/mese, fino a dieci utenti, Veritas Guard AI, inviti di scadenza via email e formazione; Compliance+ 350 €/mese, supporto dedicato, configurazione NIS2 e D.Lgs. 231/2001, dieci corsi inclusi, utenti illimitati e possibilità di collegare il proprio studio legale.

4.2 Le elaborazioni del Documento ripulito incluse sono dieci al mese in ogni piano. Quelle successive si acquistano come crediti una tantum al prezzo di [PREZZO CREDITI], secondo il listino alla data dell'acquisto. Il conteggio è una misura di servizio registrata da ADEMPIA, non un lucchetto tecnico: l'elaborazione avviene nel browser e non consuma risorse del fornitore.

4.3 Onboarding assistito, facoltativo: 3.000 € una tantum, ridotti a 1.500 € sul piano Professional e a 750 € sul piano Compliance+.

4.4 Offerta di lancio: il setup di 1.500 € è omaggiato per i contratti stipulati entro il 31/12/2026.

4.5 Fatturazione mensile anticipata; pagamento entro 30 giorni dalla data della fattura, salvo diverso accordo scritto. I corrispettivi una tantum (crediti e onboarding) sono anticipati. L'addebito ricorrente non è attivo: il primo mese può essere pagato con un link di pagamento una tantum e i rinnovi avvengono su richiesta, con fattura. L'attivazione avviene tramite [MODALITÀ DI ATTIVAZIONE].

4.6 Un ritardo superiore a 15 giorni consente ad ADEMPIA di sospendere il Servizio previo avviso di 5 giorni, senza che ciò costituisca inadempimento.

4.7 Variazioni di prezzo: con preavviso di 30 giorni. Se la variazione supera il 10% su base annua, il Cliente può recedere senza penali entro 30 giorni dalla comunicazione.

4.8 Prova gratuita: 14 giorni dall'attivazione, senza addebito. Prima dell'inizio della prova il Cliente accetta le presenti Condizioni, l'approvazione specifica delle clausole dell'art. 16 e l'Accordo; l'accettazione è registrata ai sensi dell'art. 3.4.

4.9 Alla scadenza del quattordicesimo giorno, se il Cliente non ha scelto un piano, il Servizio è sospeso e l'accesso è disabilitato; i dati sono conservati per 30 giorni dalla sospensione, e non oltre, per consentire la scelta del piano. Decorsi i 30 giorni i dati sono cancellati: la cancellazione è eseguita entro i 30 giorni successivi e comunque non oltre 60 giorni dalla sospensione.

4.10 Durante la prova il Cliente può scaricare in ogni momento il proprio archivio .adempia e chiedere la cessazione anticipata. Alla data di questa versione la cancellazione del comma 4.9 non è ancora eseguita automaticamente dal sistema: ADEMPIA la esegue su richiesta scritta entro il termine indicato, dandone documentazione.

Art. 5 — Backup dei dati (incluso in tutti i piani)

5.1 Il backup dei dati è incluso in tutti i piani, senza costo aggiuntivo e senza distinzione fra Essentials, Professional e Compliance+.

5.2 L'archivio è un file con estensione .adempia, cifrato con AES-256-GCM e protetto da una frase d'ordine scelta dal Cliente. La frase non è conservata dal server: se il Cliente la perde, l'archivio è illeggibile in modo definitivo e ADEMPIA non è in grado di recuperarlo.

5.3 Il Cliente scarica l'archivio sul proprio computer e lo conserva; ADEMPIA non ne tiene copia. L'archivio contiene anche i file della cartella per lo studio legale e i modelli di documento caricati dallo studio, con il loro contenuto, decifrati in memoria e richiusi con la frase d'ordine scelta dal Cliente. Il contenuto escluso dall'archivio è dichiarato nel manifesto: sessioni attive, sfide del secondo fattore e segreti dell'autenticazione a due fattori.

5.4 Prima della cessazione il Cliente deve scaricare il proprio archivio: decorso il termine di cancellazione dell'Accordo, ADEMPIA non è più in grado di ricostruirlo.

Art. 6 — Disponibilità e manutenzione

6.1 ADEMPIA eroga il Servizio con diligenza professionale e adotta le misure di sicurezza dell'art. 32 GDPR elencate nell'allegato tecnico dell'Accordo. ADEMPIA persegue un obiettivo di disponibilità del Servizio pari al 99,5% su base annua, calcolato sul tempo in cui il Servizio è raggiungibile ed esclusi la manutenzione programmata e le cause dell'art. 6.3. L'obiettivo è misurabile ed è verificato con controlli periodici, il cui esito è comunicato al Cliente su richiesta. All'obiettivo non sono associate penali né crediti di servizio: l'unico rimedio per il mancato raggiungimento è il recesso per inadempimento dell'art. 11.2.

6.2 La manutenzione programmata è comunicata con 3 giorni di preavviso, salvo urgenze di sicurezza.

6.3 Sono esclusi dalla responsabilità del Fornitore: forza maggiore, guasti della rete o dei dispositivi del Cliente, i malfunzionamenti di servizi di terzi non utilizzati da ADEMPIA per erogare il Servizio e l'uso non conforme delle Condizioni. I fornitori elencati nell'Accordo sul trattamento dei dati non sono servizi di terzi ai sensi di questa clausola: per il loro operato ADEMPIA risponde ai sensi dell'art. 7.4 dell'Accordo.

Art. 7 — Limiti del Servizio e ruolo del Cliente

7.1 ADEMPIA non fornisce consulenza legale e non prende il posto del legale, del responsabile della protezione dei dati o dell'organismo di vigilanza del Cliente.

7.2 ADEMPIA non garantisce che il Cliente sia conforme alle norme richiamate (GDPR, NIS2, D.Lgs. 231/2001, regolamento europeo sull'intelligenza artificiale): la conformità dipende da fatti, scelte e documenti del Cliente, che ADEMPIA non controlla.

7.3 Il Cliente resta titolare dei propri adempimenti e delle proprie valutazioni; le informazioni prodotte dal Servizio sono di supporto e vanno verificate prima di ogni uso.

7.4 Il Servizio non è un sistema di conservazione sostitutiva ai sensi degli artt. 44 e seguenti del Codice dell'amministrazione digitale e non sostituisce gli obblighi di conservazione documentale del Cliente.

Art. 8 — Obblighi del Cliente

8.1 Il Cliente designa un amministratore aziendale e gli utenti autorizzati, ed è responsabile della loro condotta e della riservatezza delle credenziali. Le credenziali sono personali e non condivisibili.

8.2 Il Cliente garantisce di avere una base giuridica per i dati che inserisce, comprese le categorie particolari dell'art. 9 GDPR e i dati giudiziari dell'art. 10 GDPR e dell'art. 2-octies del D.Lgs. 196/2003, e di avere informato i propri interessati.

8.3 Il Cliente non usa il Servizio per finalità illecite, non tenta di eludere i limiti tecnici, non carica codice dannoso e non usa il Servizio per ricostruire dati di altre aziende.

Art. 9 — Proprietà intellettuale e dati del Cliente

9.1 ADEMPIA concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile, limitata all'uso del Servizio per la durata del contratto.

9.2 Il software, il catalogo degli adempimenti, i testi e i marchi restano di ADEMPIA.

9.3 I dati inseriti dal Cliente restano del Cliente. ADEMPIA li usa solo per erogare il Servizio e per gli obblighi di legge richiamati nell'Accordo.

9.4 Suggerimenti e segnalazioni possono essere usati da ADEMPIA in forma aggregata e non riconducibile a una persona.

Art. 10 — Riservatezza

10.1 Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni dell'altra apprese nell'esecuzione del contratto, per la durata dello stesso e per i 3 anni successivi, salvo obblighi di legge o provvedimenti dell'autorità.

10.2 La riservatezza non copre le informazioni pubbliche, quelle già note alla parte ricevente e quelle sviluppate in modo indipendente.

Art. 11 — Sospensione e recesso

11.1 Sospensione immediata, con comunicazione contestuale, in caso di uso illecito, di rischio per la sicurezza o per gli altri clienti, di morosità ai sensi dell'art. 4.6 e di ordine dell'autorità.

11.2 Recesso per inadempimento: previa diffida scritta e termine di 15 giorni per rimediare, salvo inadempimenti non sanabili.

11.3 Disdetta del Cliente senza causa: libera, senza motivazione e senza penali, efficace dal primo giorno del mese successivo a quello della comunicazione, secondo l'art. 13.1. Il canone è dovuto per intero per il mese in corso; non sono dovuti canoni per i mesi successivi a quello in cui la disdetta produce effetto e i canoni già fatturati per periodi non goduti sono rimborsati.

11.4 Recesso di ADEMPIA senza causa: libero, senza motivazione e senza penali, efficace dal primo giorno del mese successivo a quello della comunicazione, con rimborso dei canoni anticipati e non goduti. La disciplina del recesso è simmetrica rispetto all'art. 11.3: nessuna delle due parti è tenuta a preavvisi più lunghi dell'altra.

11.5 Effetti della cessazione: l'accesso è disabilitato; la restituzione e la cancellazione dei dati avvengono secondo l'art. 10 dell'Accordo. Il Cliente deve scaricare il proprio archivio di backup prima della cessazione. La restituzione comprende, su richiesta e senza oneri, il contenuto della cartella per lo studio legale in chiaro (art. 10.5 dell'Accordo).

Art. 12 — Responsabilità

12.1 Ciascuna parte risponde dei danni diretti cagionati all'altra per proprio dolo o colpa.

12.2 Limite: la responsabilità complessiva di ADEMPIA, a qualunque titolo, è limitata al maggiore fra (a) i canoni effettivamente pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento e (b) 1.200 €, pari a dodici mensilità del canone del piano sottoscritto di importo più basso (Essentials, 100 € al mese). Il limite opera anche quando, nel periodo considerato, il Cliente abbia pagato canoni pari a zero o inferiori, come durante la prova gratuita, una sospensione o uno sconto. Non è previsto alcun secondo massimale.

12.3 Il limite dell'art. 12.2 non si applica a: dolo e colpa grave (art. 1229 c.c.); danno alla persona; obblighi dell'Accordo per i quali la responsabilità verso l'interessato non è limitabile (art. 82 GDPR). La manleva prestata da ADEMPIA è soggetta al limite dell'art. 12.2; resta fuori dal limite solo la manleva dovuta dal Cliente per il proprio inadempimento.

12.4 Manleva: ciascuna parte tiene indenne l'altra dalle pretese di terzi, compresi gli interessati e l'autorità di controllo, derivanti dal proprio inadempimento. La manleva di ADEMPIA è soggetta al limite dell'art. 12.2.

12.5 Sono esclusi i danni indiretti: perdita di profitto, di avviamento, di opportunità, danno reputazionale e perdita di dati non imputabile ad ADEMPIA.

12.6 Il Cliente è responsabile della custodia della frase d'ordine del proprio archivio di backup: se la perde, l'archivio è illeggibile in modo definitivo e ADEMPIA non può recuperarlo.

Art. 13 — Durata, rinnovo e modifiche

13.1 Durata e disdetta: 12 mesi dalla sottoscrizione, con rinnovo automatico per 12 mesi. Il Cliente può comunicare la disdetta in qualsiasi momento, senza motivazione e senza penali, con comunicazione scritta ai sensi dell'art. 15.1, e la disdetta produce effetto dal primo giorno del mese successivo a quello della comunicazione: se la comunicazione perviene nel mese di marzo, il contratto cessa il 1° aprile. La durata di 12 mesi è quindi nominale: il Cliente può far cessare il contratto con un mese di preavviso effettivo, in qualunque momento dell'anno, anche durante il primo periodo di 12 mesi e anche dopo un rinnovo. Il rinnovo tacito non richiede di attendere la scadenza e non impedisce la disdetta in corso di periodo. Il recesso di ADEMPIA senza causa resta soggetto al preavviso dell'art. 11.4.

13.2 Modifiche: proposte con preavviso di 30 giorni. Le modifiche peggiorative per il Cliente danno diritto di recesso senza penali entro 30 giorni. Le modifiche all'Accordo seguono l'art. 15 dell'Accordo stesso.

Art. 14 — Legge applicabile e foro competente

14.1 Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana.

14.2 Per ogni controversia è competente il foro di Torino, salvi i fori inderogabili previsti dal Codice del consumo per il cliente consumatore (art. 33, comma 2, lett. u).

Art. 15 — Comunicazioni e forma scritta

15.1 Le comunicazioni avvengono alla PEC e all'indirizzo email indicati in epigrafe; le comunicazioni elettroniche hanno valore di forma scritta.

15.2 Le comunicazioni relative al trattamento dei dati personali seguono l'art. 15 dell'Accordo.

Art. 16 — Approvazione specifica delle clausole (artt. 1341-1342 c.c.)

16.1 Il Cliente approva specificamente, ai sensi degli artt. 1341, comma 2, e 1342 del codice civile, le clausole elencate nell'elenco pubblicato nella pagina /termini e riportato nell'atto di accettazione: artt. 4.7 (variazione dei prezzi), 6.3 (esclusione dei servizi di terzi), 11.1 (sospensione immediata), 11.4 (recesso del fornitore), 12.2 e 12.5 (limiti di responsabilità), 12.4 (manleva), 12.6 (frase d'ordine dell'archivio), 13.1 (rinnovo automatico), 13.2 (modifiche), 14.2 (foro competente), nonché gli artt. 14 e 15 dell'Accordo sul trattamento dei dati personali.

16.2 L'approvazione è prestata con una dichiarazione distinta dalle altre e non preselezionata. Senza di essa le clausole elencate non sono efficaci, mentre le restanti parti delle Condizioni restano valide.